Memo või memorandum on sõnum, mis on kohandatud konkreetsele publikule, et neid millestki teavitada. Memod on üldine kontoridokument, seega võivad need hõlmata väga erinevaid teemasid ning neid saab levitada paberkoopiates, faksi või e -posti teel. Üldiselt sõltub teie memo formaalsus organisatsioonist, kus te töötate, ja teema õiguslikust olemusest. Hoone renoveerimismemo on tavaliselt mõeldud üürnikele, töötajatele, omanikele või töötajatele vajalikust renoveerimisest, mis mõjutab nende keskkonda. Siit saate teada, kuidas kirjutada memo hoonete renoveerimiseks.
Sammud
Samm 1. Taotlege eelmiste memorandumite koopiaid
Oma organisatsiooni tooni ja formaalsuse kohta saate aimu, kui vaatate näiteid varasematest teadetest. Paluge oma ülemusel esitada ainult need proovid, millega nad on rahul olnud.
Samm 2. Hankige kõigi nende memode puudutatud isikute kontaktteabe koopiad
Peate igale poolele saatma koopia ja kõigi vajalike aadresside või meilide hankimine võib võtta paar päeva või nädalat.
Samm 3. Koguge kokku kõik faktid, mis on vajalikud hoone renoveerimise vajaduse tõendamiseks
Kui eluaseme- või korterivalitsus on võtnud vastu renoveerimise heakskiitva ettepaneku, küsige selle koopiat, et seda saaks taotleda või levitada. Mida suurem on remont, seda rohkem tõendeid vajate.
Samm 4. Määrake tähtajad
Suurema renoveerimise korral võiksite memo aegsasti saata, et nad saaksid vajalikud majutuskohad teha. Kui renoveerimine toimub viimasel hetkel, otsustage selle toimumise kuupäev ja kellaaeg, sealhulgas aeg, mil inimesed saavad oma majutuskoha teha.
Samm 5. Kirjutage oma memo ülevaade
Kõiki ärikirju kasutatakse lugeja milleski veenmiseks. Tehke rubriikide all mustand, mis sisaldab memo teemat, kirjeldust, tähtaegu ja kuupäevi, tõendeid ja järelteabe kontaktandmeid.
Samm 6. Struktureerige oma memo
Kasutage ettevõtte logo ja struktuuri, kui see on ettevõtte nime all koostatud memo. Allpool on toodud juhised memo vormindamiseks.
- Asetage adressaadi nimi tekstitöötlusdokumendi vasakusse ülanurka. See võib olla üldine või konkreetne nimi, kuid see peaks olema kergesti äratuntav, nii et inimene teab, et hoone renoveerimismemo on nendega seotud.
- Seejärel sisestage memo kirjutav isik, inimesed või ettevõte. Kui kirjutate memo osakonnale või ettevõttele, peate võib -olla enne memo saatmist kellegi teise nime all taotlema selle heakskiitu.
- Asetage kuupäev allpool. Memosid tuleks koostada üsna kiiresti, sest tavaliselt palutakse neil kellelgi midagi õigeaegselt tähele panna.
- Kirjutage hoone renoveerimise memo teema, kasutades parimaid kirjeldavaid sõnu. Näiteks kirjutage selle asemel, et kirjutada "Teema: hoonete renoveerimine", "Lifti remont, 30. august kell 6-8".
- Kirjutage sõnumi sisu. Kirjutage eesmärk, miks on renoveerimine vajalik, miks on lugejale renoveerimine kasulik ja vajalikud tõendid, näiteks ehitusseadustik või ohutusküsimused. Ole otsekohene; proovige mitte lisada kirjutamist, mis ei toeta teie sõnumit.
Samm 7. Vajadusel lisage punktid või loendid
Inimesed loevad tõenäolisemalt memosid, mis ei ole tekstiplokid. Kuna memod on üsna mitteametlikud, saate luua täpploendeid või kasutada rasvast teksti, et tõsta esile renoveerimise tähtaja või eesmärgi teatud osa.
Samm 8. Muutke oma memo ühele lehele
Kui annate memo paljudele inimestele, on parim viis selle tagamiseks, et nad seda loeksid, lühike. Kui see on liiga pikk ja eesmärk pole kohe selge, võivad nad selle enne vaba aja leidmist kõrvale jätta.
See ei kehti juriidilise memorandumi ja mõne ettevõtte memo kohta, mis sisaldavad ehitusaruandeid või juhatuse ettepanekuid. Veenduge, et teate, kui kaua teie publik ootab
Samm 9. Tõestage oma memo õigekirja- ja grammatikavigade kohta
Kui teie kirjutamisoskus pole tugev, andke see ülemusele või kolleegile, kes saab seda redigeerida.
Samm 10. Allkirjastage kiri
Kui see on heaks kiidetud, soovite selle ametlikuks muutmiseks allkirjastada ja kuupäeva lisada. Lisage oma kontaktandmed ja kõigi kontaktandmed, kuhu nad saavad küsimusi suunata, memo allservas.
Samm 11. Lisage vajalikud manused
Printige välja oma kontaktide memo ja manuste koopiad. Klammerdage need enne saatmist memosse.
Samm 12. Edastage oma memo õigeaegselt
Inimesed vajavad renoveerimise ajal aega plaanide tegemiseks, nii et proovige teave neile teatavaks teha.
