Kui tegelete äri või kooliga, mis nõuab koostööd mitme kliendi või projektiga, on õige registreerimissüsteem kriitilise tähtsusega. Paberite esitamiseks on mitmeid meetodeid, kuid lõpuks peaks teie süsteem teie vajadusi kajastama. Parim viis tõhusaks süsteemiks valmistumiseks on reserveerida paar päeva ainult organisatsiooniga tegelemiseks.
Sammud
Meetod 1 /3: uue failisüsteemi ettevalmistamine
Samm 1. Koguge kokku kõik oma materjalid
Enne nõuetekohase süsteemi seadistamist peate koostama kõik oma paberid. Minge läbi kõik kohad, kus teil võib olla paberimajandust, ja pange need kõik ühte hunnikusse. Kulutage aega veendumaks, et saate kogu aktiivse ja passiivse töö eest õigesti aru pidada.
- Planeerige aegsasti, puhastades laua ruumi paberitega töötamiseks.
- Kui kohandate kellegi teise paberimajandust uude registrisüsteemi, eemaldage kõik dokumendid praegusest süsteemist. Teil on parem käsitleda kõiki dokumente ja valmistuda uueks süsteemiks.
Samm 2. Vaadake läbi kõik dokumendid
See on protsessi raske osa, kuid see on ka oluline samm organiseerituna. Eraldage kõik failid selle alusel, nagu need on, näiteks pangaväljavõtted, krediitkaardiarved ja hüpoteekmaksed. See võib tunduda tüütu, kuid vaadake läbi kõik oma hunniku dokumendid, et teha kindlaks, millega te töötate.
- Te ei pea igat paberit lugema, kuid lühike koorimine aitab teid.
- Post-it-märkmed sobivad hästi oluliste paberite märkimiseks, mille jaoks peate teadma, et peate aega kulutama.
Samm 3. Seadistage vaiad
Kui hakkate oma paberimajandust sorteerima, oleks kasulik hoida seotud paberid koos. Võite panna kõik „Nickelbacki” kliendiga seotud paberid ühte hunnikusse. Teine näide on kuude põhjal oma töö kuhjamine.
- Kronoloogilise järjekorra tundmine võib olla kasulik teie esitamisvajaduste jaoks.
- Paberimajandust sorteerides seadke prioriteedid. Kui näete erakordselt olulisi pabereid, asetage need vastava hunniku peale.
Samm 4. Vähendage oma äranägemise järgi
Teine hunnik, mille saate luua, on prügikast. Te ei pea hunnikut paberimajandust minema viskama, kuid peaksite ebaolulised paberid teistest kuhjadest eraldama. Võite isegi luua mitmesuguse hunniku, kuhu juhuslikud paberid saaksid minna.
Kui olete 100% kindel, et te ei vaja paberimajandust ja te ei saa mõnele muule dokumendile elujõulist linki tõmmata, visake need ära. Enne millegi järgimist kontrollige oma ülemustega, kas teil on lubatud midagi ära visata
Samm 5. Kasutage manilla kaustu
Hoidke asjad enda jaoks lihtsad, kasutades odavaid Manila kaustu. See ei kahjusta teie rahalisi vahendeid ja võimaldab teil teostada mis tahes soovitud failisüsteemi. Manila kaustade paketi saate igast kontoritarvete kauplusest.
Samm 6. Viige oma vaiad üle
Kasutage varem loodud hunnikuid oma kaustade juhendamiseks. Veenduge, et ka iga kausta sisu oleks korrastatud. Faili sisu saate korraldada vastavalt iga paberi tähtsusele või kronoloogia järgi.
- Vältige faili sisu korrastamist tähestiku järgi. Tähestikuline organisatsioon töötab failirühmade korraldamisel tõhusamalt.
- Asetage manilla kaustad kaustade täitmise ajal kappi.
Meetod 2/3: teie jaoks sobiva süsteemi loomine
Samm 1. Kasutage tähestikulist failisüsteemi
Tähestikuline failisüsteem toimib hästi, kui peate otsima inimeste, klientide, autorite, filmide, raamatute jms nimesid. Kui kasutate hõlpsasti otsitavaid termineid, on tähestikuline failisüsteem sageli kõige lihtsam süsteem.
- Parim viis failide viilimiseks ja toomiseks on iga faili sildistamine. Manila kaustadel on täiendav vahekaart failide sildistamiseks, mis hõlbustab teie allalaadimisprotsessi.
- Kui tegelete klientidega, on tõhusam perekonnanime järgi tähestiku koostada.
- Kui teil on palju faile, kaaluge korrastamiseks kirjaosade tegemist. Sektsioonide eraldajad on suured ja sisaldavad lihtsalt ühte tähte. Samuti saate tähed jagada paaridesse, näiteks „A-D” või „F-K”.
Samm 2. Kasutage aktuaalset järjestust
Kui töötate või õpite erinevates valdkondades, võib aine või teemade järjekord olla väga kasulik viis teabe hankimiseks. Näiteks kui õpite õigust, võivad teil olla lepingute, põhiseaduse, rikkumiste, haldusõiguse, rahvusvahelise õiguse jne pealkirjad.
- Parim viis aktuaalse teabe korraldamiseks on jaotiste vaheseinad. Sildi järgi saate jaotiste eraldajad sildistada, näiteks „Admin Law“.
- See süsteem töötab kõige paremini, kui teil on mitu erinevat teemat. Kui ei, siis jääb teile üks või kaks eraldajat ja mitte palju organiseeritud süsteemi.
Samm 3. Proovige numbrilist esitamist
Seda tüüpi arhiivisüsteem sobib ideaalselt failidele, mis sisaldavad kuupäevi või numbreid. Näiteks kui teil on arveid, kviitungeid, kuupäevaga sündmusi jne, võib numbriline süsteem muuta süsteemi hõlpsaks leidmiseks. Selle valiku puhul võite kaaluda ka kuu ja aasta märgistamist. Neile, kes töötavad keskkonnas, kus kasutatakse nummerdamist paberite, näiteks meditsiiniliste toimikute, seadusandlike dokumentide, kohtuasjade jms jaoks, on nummerdamine kasulik otsimismeetod.
- Kasutage seda süsteemi ainult siis, kui teil on mugav vaadata mitut numbrit ja saate nendelt numbritelt teavet hankida.
- Märkige registreerimiskaartidel numbrid või kuupäevad ja korraldage nummerdatud väärtuse alusel. Alustage “1” ja laske järgmistel numbritel väärtust suurendada.
- Kui esitate kuud, alustage jaanuarist ja liikuge järjekorras detsembrini. Iga kuu saate sektsioonijaoturitest kasu.
Samm 4. Kasutage värvikoode
See sobib suurepäraselt loominguliseks esitamiseks ja on eriti tõhus neile, kellel on hea visuaalne meeldejätmine. See võib aidata erinevate teemade ristviitamist värvikoodide põhjal. Saate värvimiseks kodeerida mis tahes ülalnimetatud esitamise tehnika. Võite kasutada ka korraldussüsteemide kombinatsiooni, sidudes värvikoodid teise süsteemiga.
- Üks lihtsamaid viise oma väljakujunenud täitmismeetodile värvi lisamiseks on esiletõstjate kasutamine. Saate osta mitmesuguseid esiletõstjapakette mis tahes kontoritarvete kauplusest.
- Teine võimalus värvikoodide rakendamiseks on kasutada erinevaid värvilisi kaustu.
Samm 5. Kasutage sagedussüsteemi
See töötab hästi nende esemete puhul, mida kasutate pidevalt, kuid ei tohiks olla eraldiseisev süsteem. See peab toituma teisest süsteemist, näiteks tähestikulisest süsteemist. Lisage sageli kasutatav teave oma registreerimisala grupeeritud ruumi, et seda saaks kiiresti kätte saada, näiteks kappide sahtli esiosas.
Peate olema ettevaatlik, et selle süsteemi kasutamisel ei muutuks organiseerimata. Kui hoiate projekti, millega praegu töötate, ees, ei taga alati tõhusat organisatsiooni
Meetod 3/3: organiseeritud süsteemi säilitamine
Samm 1. Esitage paberimajandus kohe
Üks viis oma failisüsteemi tõhusa toimimise tagamiseks on paberi esitamine selle töötlemise ajal. Registreerimissüsteem ei tööta, kui lükkate paberid tagasi. Paberite esitamise harjumuse parandamine aitab kaasa ka teie tootlikkusele ja töövoole.
Samm 2. Hoidke oma ruumi ajakohastatud
Iga paari kuu tagant peaksite läbima oma arhiivimissüsteemi ja tegema lühikese ülevaate. Te ei pea kõiki oma dokumente üle vaatama, nagu tegite esialgse organisatsiooni puhul. Kontrollige kõiki faile ja veenduge, et kõik oleks korrastatud ja õiges kohas.
Pärast paari esimest kuud võiksite ka mõelda, kas teie valitud süsteem töötab teie jaoks
Samm 3. Puhastage oma ruum
Kord aastas peaksite oma tööruumi põhjalikumalt puhastama. Teil võib olla mõni fail, mida regulaarselt kasutate, kuid nüüd peaksite läbi vaatama muud vähem kasutatavad failid. Avage vähem kasutatavad failid ja lugege läbi kõik oma dokumendid, et näha, kas pole tarbetut paberitööd.
Võtke kõik failid välja ja pühkige kapp niiske pesulapiga tolmu kogunemiseks
Näpunäiteid
- Need põhimõtted võivad kehtida ka arvuti- või muude elektrooniliste failide rühmituste kohta.
- Kasutage indeksit failide jaoks, mis ei ole tähestikulises järjekorras. See peaks olema tähestikulises järjekorras, et saaksite oma failid kiiresti üles leida. Pange see indeks faili ette.
- Alustage paberihunnikute puhastamisest ja sorteerimisest ning kasutage post-it märkmeid kategooriatesse ja seejärel alamkategooriatesse sortimiseks.
- Kasulik on omada mitmesugust faili üksustele, mis mujale korralikult ei mahu.
